Protokolle mit KI erstellen: Schneller nachlesen, was im Stadtrat passiert

Digitale Unterstützung: Keine monatelange Bearbeitung mehr

Wer sich dafür interessiert, was der Hildener Stadtrat und seine Ausschüsse so diskutieren und entscheiden, kann zum einen die Sitzungen besuchen und andererseits im Rats- bzw. Bürgerinfosystem alle Dokumente dazu nachlesen.

Darunter auch die Protokolle. Ein Problem dabei: die Fertigstellung und Veröffentlichung eines Sitzungsprotokolls dauert meistens zwei bis drei Monate. Der Grund: Alle Wortbeiträge werden bislang „von Hand“ transkribiert. Ein gewaltiger Aufwand.

Das soll sich nun ändern – dank Künstlicher Intelligenz.

In einer einjährigen Pilotphase wird ab November 2026 eine KI-gestützte Software zur Unterstützung der Erstellung von Niederschriften eingesetzt. Die entsprechende Änderung in der Geschäftsordnung hat der Hauptausschuss am 16. September mehrheitlich beschlossen. Der Stadtrat muss das Votum am 30. September noch bestätigen.

Audioaufnahmen automatisch verschriftlichen

Nach einer Sondierung der möglichen Produkte wurden zunächst die Systeme SpeechMind und Streamdiver ausgewählt und getestet. Der Stadtrat soll nun entschieden, welches davon für den einjährigen Pilotbetrieb eingesetzt werden soll.

Das bedeutet in der Praxis: Von den Debatten werden Audioaufzeichnungen angefertigt, die dann über die KI verschriftlicht werden.
Doch der Faktor Mensch soll dabei immer noch eine Rolle spielen. Die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit sowie die ordnungsgemäße Erstellung und Freigabe der Niederschrift soll weiterhin bei den hierfür zuständigen Beschäftigten verbleiben, betont die Stadtverwaltung in ihrer Stellungnahme: „Gleichzeitig ist zu berücksichtigen, dass eine automatische Transkription nicht mit einer fertigen Niederschrift gleichzusetzen ist. Fehler bei der Erkennung von Namen, Fachbegriffen, Zahlen, Abstimmungsergebnissen oder inhaltlichen Zusammenhängen können nicht ausgeschlossen werden. Eine vollständige inhaltliche Kontrolle durch die zuständige Schriftführung bleibt daher erforderlich.“

Die Ratsmitglieder müssen der Aufzeichnung zustimmen. Ebenso die Zuschauerinnen und Zuschauer, die sich in der Einwohnerfragestunde zu Wort melden. Dabei soll gelten: Möchte ein Bürger oder eine Bürgerin nicht, dass das gesprochene Wort aufgezeichnet wird, muss er oder sie das vorher deutlich machen. Dann wird der Wortbeitrag ganz klassisch per Hand aufgeschrieben.

Kosten und Nutzen

Die Verwaltung rechnet mit jährlichen Kosten in einer Größenordnung von 1.200 bis 2.500 Euro, je nach Stundenkontingent bzw. der Anzahl der Nutzerinnen und Nutzer.

Auf der anderen Seite kann der Einsatz einer solchen Software zu einer „spürbaren Zeitersparnis“ und einer „Entlastung der Schriftführungen“ führen, heißt es weiter: „Der Umfang der tatsächlichen Zeitersparnis lässt sich vor Beginn der praktischen Erprobung noch nicht belastbar bestimmen. Dieser soll daher im Rahmen der einjährigen Pilotphase ermittelt und bewertet werden.“

Bericht: KA
Fotos/Montage: Archiv / G.Altmann/Pixabay

Weitere Nachrichten aus Hilden gibt es unter www.anzeiger24.de/hilden/news/

Du hast einen Tipp, eine Anregung, zu welchem Thema wir einmal recherchieren sollten?

Schreib uns an [email protected]. Deine Zuschrift wird streng vertraulich behandelt!

Ihr wollt uns Eure Meinung sagen? Gerne per Mail an

[email protected]

oder als Kommentar bei Facebook.

Euch hat unser Beitrag gefallen? Dann liked und teilt ihn gerne.