Digitalisierung und KI: Warum im Hildener Standesamt kein Daten-Roboter eingesetzt werden kann

RPA könnte Arbeitsprozesse erleichtern und Personal entlasten – aber es gibt ein technisches Problem

Viele Bürgerinnen und Bürger erwarten in einer modernen Welt, dass Arbeitsabläufe im Hildener Rathaus durch Digitalisierung optimiert werden. In vielen Bereich gibt es auch bereits Fortschritte, doch in manchen Fällen stößt die Stadtverwaltung aber auch „an Grenzen, die von außen nicht immer sichtbar sind“, heißt es in einer aktuellen Mitteilung.

Zum Beispiel im Standesamt.

Digitale Antragstellung, aber manuelle Datenübertragung

Hier können Anträge bereits online gestellt werden. Im vergangenen Jahr haben dies auch bereits 2.640 Menschen genutzt. Jedoch müssen diese Daten noch immer von Hand in die bundesweit einzige und einheitliche Fachsoftware für das Standesamtswesen übertragen werden, erklärt das Rathaus weiter: „Dieser manuelle Arbeitsschritt kostet Zeit, die im Standesamt Hilden knapp ist – spätestens seit die Geburtsstationen Langenfeld und Hilden in Hilden zusammengelegt wurden.“ Dadurch erhöhten sich die Fallzahlen, ohne dass zusätzliches Personal eingestellt wurde.

„Vielversprechende Lösung“ durch Roboter nicht möglich

Um hier Abhilfe zu schaffen, haben sich die Beschäftigten intensiv mit neuen technischen Möglichkeiten zur Übertragung der Daten beschäftigt. Schnell wurde auch eine „vielversprechende Lösung“ gefunden: „Ein ‚Roboter‘ könnte hier unterstützen und somit anstelle eines Menschen, die erforderliche Daten übertragen. Die Robotic Process Automation (RPA) übernimmt nur fest vorgegebene und klar geregelte Arbeitsschritte. Eine inhaltliche Prüfung der Anträge bleibt dabei weiterhin Aufgabe der Mitarbeitenden.“

Soweit die Theorie. In der Praxis tauchten jedoch die ersten Hürden auf: Ein solcher „Roboter“, bzw. ein solches KI-System muss einen eigenen Nutzerzugang zur Software erhalten. Daraufhin stellte sich heraus, dass dies aufgrund der Lizenz- und Nutzungsbedingungen nicht möglich ist, da jeder Eingriff von RPA in die Software herstellerseitig ausgeschlossen ist.

„Auch das ist eine Seite der Medaille und prägt in Teilen den Alltag der Verwaltungsdigitalisierung“, erklärt dazu die Beigeordnete Mona Wolke-Ertel, soll heißen: „Technisch mögliche und vor Ort in den Kommunen dringend benötigte Entlastungen von manuellen Tätigkeiten – aufgrund stetig steigender Fallzahlen bei knappen Ressourcen – sind manchmal nur schwer umsetzbar.“

Stadt Hilden hofft auf Bund und Land

Dies sei kein Einzelfall, betont die Stadt Hilden. Denn die betroffene Software wird bundesweit im Standesamtswesen genutzt, ein alternatives Programm gäbe es nicht.

Die Dezernentin Wolke-Ertel kommentiert abschließend: „Die aktuellen Modernisierungsbestrebungen von Bund und Land stimmen mich aber zuversichtlich, dass sich die Rahmenbedingungen weiterentwickeln und innovative Lösungen künftig dort eingesetzt werden können, wo sie Verwaltung schneller, effizienter und bürgerfreundlicher machen. Wir bleiben am Ball.“

Quelle: Stadt Hilden
bearb.: KA
Fotos: Archiv anzeiger24.de / G. Altmann/Pixabay

Weitere Nachrichten aus Hilden gibt es unter www.anzeiger24.de/hilden/news/

Du hast einen Tipp, eine Anregung, zu welchem Thema wir einmal recherchieren sollten?

Schreib uns an [email protected]. Deine Zuschrift wird streng vertraulich behandelt!

Ihr wollt uns Eure Meinung sagen? Gerne per Mail an

[email protected]

oder als Kommentar bei Facebook.

Euch hat unser Beitrag gefallen? Dann liked und teilt ihn gerne.